1. prioritet: Indkøbsportalen

Så meget indkøb som muligt skal foretages via Odense Kommunes indkøbsportal.

Det kræver, at du er oprettet som indkøber, henvendelse til nærmeste leder. Så behøver du ikke bruge tid ude i butikken og regningerne bliver bogført af sig selv, så snart varen bliver ”varemodtaget”. Du får kun adgang til de relevante konti.

Husk at tjekke at det er der korrekte kontonummer (i kolonnen kontering) du bruger, når du bestiller varen.

Det er vigtigt at angive den specifikke leveringsadresse., samt (navn, reference, konto, projekt etc.), det gør det nemmere for administrationen at holde styr på regninger.

2. prioritet: Firmaer med indkøbsaftale

På indkøbsportalen kan du også se de firmaer, som har indkøbsaftale (dvs. eksklusivret) med Odense Kommune. Nogle steder har Ungdomsskolen allerede en konto, andre steder har vi et indkøbskort, der skal medbringes. Nogle giver adgang til en webbutik, andre skal man ringe til og en tredje slags skal man køre ud til. Tal med nærmeste leder.

3. prioritet: Firmaer uden indkøbsaftale

- men som kan sende en elektronisk regning

Vi betaler kun regninger sendt til vores EAN-nr.: 5798006606504. 

4. prioritet: Indkøb via personligt udlæg eller forskud

Hvis ingen af de ovenstående prioriteter er mulige, så er den sidste nødløsning at betale via et personligt udlæg. Det kan fx være ved indkøb i en webbutik, ved cafebesøg, ved køb af bus-, tog- og p-billetter.

Det er muligt at få et forskud overført til din egen konto inden selve indkøbet/turen. Send en e-mail til nærmeste leder (som videresender til den relevante sekretær) og angiv beløb og hvornår du skal bruge pengene. Så udbetales beløbet til din NemKonto. Beløbet skal bestilles senest 8 dage inden det skal bruges og afregnes senest 8 dage efter.

Administrative retningslinjer for refusion af udlæg/forskud

Hvis du har lagt ud for et indkøb eller har modtaget et forskud, skal følgende procedure følges for at få beløbet retur/afregnet.

Skriv dit navn og arbejdssted på bilaget (kvittering, faktura eller anden dokumentation på indkøbet) og skriv hvad det vedrører.

Bilaget skal underskrives af nærmeste leder. Her skal også skrives hvis bilaget skal bogføres på en bestemt konto. Bilaget kan evt. sættes fast på et stykke A4-papir, hvis der ikke er plads.

Hvis bilaget er underskrevet af nærmeste leder: Tag et foto eller scan bilaget /siden ind og send det via e-mail til den sekretær, der er ansvarlig for det relevante område.

Hvis bilaget ikke er underskrevet af nærmeste leder, skal det sendes via e-mail til nærmeste leder i stedet for til den relevante sekretær. Herefter er det lederens ansvar at sende det videre til den relevante sekretær med et ”ok” og en evt. kontoangivelse.

Kun underskrevne/godkendte bilag, der indsendes elektronisk, vil blive refunderet.

Herefter udbetales beløbet hurtigst muligt til din NemKonto.

Al afregning sker i danske kroner.

Et evt. restbeløb i forbindelse med et forskud skal indbetales på vores bankkonto: 2206-8976 935 471

Særligt i forbindelse med rejser og ture

I forbindelse med rejser og ture skal der afleveres et regnskab.  

Alle bilag skal være scannet ind. Sendes til nærmeste leder til godkendelse.